書類を一括スキャン→AIが整理する「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」

ソースネクストは、大量の紙書類を一括スキャンした後、AIがファイル名自動付与、要約をまとめた一覧表生成、仕分けなど、データ整理のサポートを行なう「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」(以下、いきなりPDF)を、6月4日に発売する。価格は1台版が19,800円、10台版が99,000円。対応OSはWindows11/10(64bit)。

オフィスにおける紙書類の電子化を効率化するAI搭載ソフト。一括スキャンしたファイルのリネーム、透明テキスト付きPDF作成、インデックス生成などのデータの整理といった、AIを活用した機能を使用できる。書類別にスキャンを繰り返す作業と比べて、一括スキャンは電子化にかかる時間を71%削減できるとしている。

スキャン済み書類の境目に分割マークを2クリックで挿入可能。全体を確認して書類ごとに分割保存できる。キーボードのショートカットキーで区切り位置を指定できるほか、AIが自動で区切る位置を提案する。

ページの向きは、AIが文字認識の結果を元に正しい向きを判定。自動で回転させて向きを揃える。

スキャンした書類に振られるファイル名は数字の羅列であることが多く、1つずつ中身を確認してリネームする作業が発生する。いきなりPDFでは、AIが書類の内容からファイル名を自動付与。書類の中身もプレビューでき、ファイル名が適切かをその場で確認できる。

データ化した書類を探すシーンでは、OCR処理(テキストデータ化)がされていないとファイル名でしか探せないという課題がある。これに対し、スキャンしたPDFをいきなりPDFで開くと、全ページに自動でOCRを実行し、画像の文字をテキストデータとして画像に付加。検索可能な透明テキスト付きPDFに変換する。

さらに、ファイル名、ページ数、AIによる要約をまとめた一覧表を生成。ファイルを開かなくても概要を把握できる。対応形式はCSV、HTML、PDF。

ファイルの整理に関しては、あらかじめ設定したキーワードを含むPDFを、任意のフォルダに自動で仕分けして格納できる。

帳票モードでは見積書や請求書など、書類の種別を自動分類。また、電子帳簿保存法の検索要件を満たすのに必要な情報を、書類のプレビューを見ながらファイル名として設定できる。

電子帳簿保存法で求められているタイムスタンプの付与・検証を複数ファイルに対して一括で処理が可能。なお、認定タイムスタンプの利用には、別途アマノセキュアジャパンとの契約が必要。

また、いきなりPDFはOCRをはじめとしたAIによる機能もすべてローカルの環境で動作するよう設計されているため、代行業者への委託やサーバーに情報を送信するAIサービスに比べて、機密情報の漏洩リスクを低減できるとしている。