面倒なタスクはChatGPTに　Excel数式解読・英文メール作成方法

プロンプト入力例

報告書を作成してください。形式はWordで使えるもので、A4サイズ1枚で1,000文字でお願いします

以上を送信すると、ダミーの報告書が作成されてきます。特にその形式で問題ないようなら、そのまま中身を指定していきましょう。

プロンプト入力例

この形式で、6月末の日付で、以下の内容で中身が入った形で引き続き報告書を作成してください

• 件名：販売計画について
• 概要：今期の見通し
• 説明：今期未達について

応答例

報告書に記載できるデータがある場合は、そのデータを使って表組みを出力するのも、報告書の見栄えの向上としてはいいプロンプトとなるでしょう。また、後で数字を入れることを想定してダミーデータで表組みを事前に作っておくのもいいでしょう。

既存の数式をコピーして意味を聞く

このExcelのシートでは、利用料金の列には数式の計算結果が表示されているようです。どのように計算しているのか、ChatGPTに解説をしてもらいましょう。

利用料金の数式の意味は?

プロンプト入力例

次の数式の意味を教えて
=IFERROR(IF(VLOOKUP(B2, 会員名簿!A:D, 4, FALSE) = " 正
規", 0, IF(VLOOKUP(B2, 会員名簿!A:D, 4, FALSE) = "準", 500,
IF(VLOOKUP(B2, 会員名簿!A:D, 4, FALSE) = "ビジター", 1000, ""))), "")

応答例

会員名簿を参照して、会員番号を元に会員種別を検索し、種別ごとに違う料金を出していることがわかりました。

もっとシンプルな式に書き換える

どのような意味を持つ数式なのかがわかりましたが、これほど長い数式でなく、もう少しシンプルな数式でも実現できそうな気がします。ChatGPTに数式を書き換えてもらいましょう。

プロンプト入力例

次の数式をもっとシンプルに書いてください
=IFERROR(IF(VLOOKUP(B2, 会員名簿!A:D, 4, FALSE) = " 正
規", 0, IF(VLOOKUP(B2, 会員名簿!A:D, 4, FALSE) = "準", 500,
IF(VLOOKUP(B2, 会員名簿!A:D, 4, FALSE) = "ビジター", 1000, ""))), "")

応答例

MATCHとCHOOSEという新たな関数を使い、もっとシンプルに表す方法が提案されました。実際にコピーしてExcel上に入力し、元の値と同じになるか確認してみましょう。

シンプルな数式に変更したが値は同じ

数式を変更してみたところ、表示された値は元の値と同じになり、間違いないことが検証されました。

このように、数式の意味を聞き、改善案を提案してもらうことで、Excelファイルの改善を行なっていくことができます。もちろん、ここで知った新たな関数についてさらにChatGPTに尋ねていけば、自分の知識を増やし、実力をつけていくことにも役立ちます。

「書きたいこと」を羅列するだけで英作文が完成

ChatGPTで英作文をする場合は、原文の日本語作文さえ省略できます。単に「項目」を箇条書きで羅列するだけで英作文をしてくれます。

プロンプト入力例

以下の内容を伝えるビジネスメール(相手は目上の立場)を英語で作成してください

• 先週金曜日のミーティングを家庭の事情で欠席したことを詫びる
• 内容は同僚からキャッチアップしているので問題ない
• 次回は参加できます。お会いできるのを楽しみにしている

応答例

あとは、[Name of Superior]に相手の名前、[Your Name]に自分の名前を書けばできあがりです。少々へりくだりすぎな感はありますが、十分に実践で使える英文メールが一瞬で完成しました。